Pro úspěšné zpracování projektové dokumentace je nutná úzká spolupráce budoucího uživatele stavby při přípravě projektové dokumentace, v průběhu územního a stavebního řízení i během realizace stavby. Objednatel by měl co nejpřesněji formulovat svoje požadavky, především účel stavby, údaje o tom, co očekává od návrhu, jaké jsou jeho požadavky objemové, tvarové provozní a jaké požadavky vyplývající ze záměru má projektant sledovat.
Zákazník obvykle před zahájením prací poskytne nezbytné projektové podklady, zejména :
Výše zmiňované podklady je možno po vzájemné dohodě rovněž zajistit zhotovitelem v rámci projektových činností. Náklady na získání těchto podkladů budou předmětem účtování vedlejších výdajů.
Náklady, které je nutné vynaložit pro splnění předmětu díla, avšak přasahují obvyklý rámec režijních nákladů, se nazývají vedlejší náklady. Vynaložení a rozsah těchto nákladů je vždy se zákazníkem projednán předem. Vedlejší náklady se účtují zvlášť, dle jednotlivých dokladů o jejich vynaložení.
Mezi obvyklé uplatňované vedlejší náklady patří:
Cena za projektové práce je hrazena zákazníkem zásadně postupně dle jednotlivých postupných fází. Před zahájením prací zaplatí objednatel zálohu ve výši cca 30 - 50% ceny první fáze. Další platby jsou poukazovány vždy po odevzdání příslušné části projektu ve výši zbylé části ceny za ukončenou fázi a současně je požadována záloha na další část prací. Po odevzdání ucelených částí projektu (obvykle po vydání stavebního povolení) je provedeno vyúčtování, ve kterém se odečtou poskytnuté zálohy a k celkové částce se připočítá DPH. DPH za projektové a inženýrské práce činí dle současných předpisů 20%. Práce, které jsou dle dohody účtovány hodinovými nebo paušálními sazbami jsou hrazeny v měsíčních intervalech.
Zvláštní výkony jsou práce, které nejsou běžnou součástí jednotlivých projektových fází, obsahem, ale často i rozsahem a pracností překračují obvyklou náplň architektonických a projektových činností. Tyto výkony jsou poskytovány pouze na výslovnou žádost objednatele a jejich cena je vždy sjednávána individuálně.
Jedná se například o následující práce:
Veškeré plány, náčrty, výkresy, grafická zobrazení a textová vyjádření která jsou součástí této nabídky podléhají autorskoprávní ochraně dle zákona č. 121/2000 Sb. Originály plánů, náčrtů, výkresů, grafických zobrazení a textových vyjádření jsou a zůstanou vlastnictvím zpracovatele, ať je dílo, pro které byly připraveny, provedeno či nikoli. Objednatel si bude moci ponechat řádně autorizované kopie projektové dokumentace, včetně reprodukovatelných kopií pro informaci a jako návod k vlastnímu užívání díla.
Mimo výše uvedený účel nesmí být tyto plány, náčrty, výkresy, grafická zobrazení a textová vyjádření použity zejména pro projektování, výstavbu, přístavby, změny stavby nebo pro jiný projekt. Podmínkou použití těchto dokumentů je úplné zaplacení všech honorářů a zúčtovatelných výdajů zpracovatele. Vyžádá-li si objednatel zvlášť výrobu modelů nebo grafických děl, bude si moci jejich originály ponechat.
Předkládání či rozšiřování plánů, náčrtů, výkresů, grafických zobrazení a textových vyjádření v souvislosti s žádostmi či poskytováním vysvětlení příslušným správním orgánům nebude považováno za porušení autorských práv ve smyslu publikace díla.